E-Arşiv: Kağıt işlemlerden elektronik dünyaya geçiş

E-arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. Basitçe söylemek gerekirse, e-arşiv, geleneksel kağıt faturaların yerini alan dijital bir fatura türüdür.  

NEDEN E-ARŞİV?

Çevre Dostu: Kağıt tüketimini azaltarak çevreye duyarlı bir yaklaşım sağlar.

Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Kağıt işleme, kargolama ve arşivleme gibi işlemlerin ortadan kalkmasıyla zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.

Daha Hızlı İşlemler: Elektronik ortamda gerçekleşen işlemler sayesinde faturalar daha hızlı bir şekilde oluşturulur, gönderilir ve işlenir.

Daha Güvenli: Elektronik ortamda saklanan faturaların kaybolma veya hasar görme riski düşüktür.

Daha Fazla Kontrol: E-arşiv sistemleri, faturaların takibi ve kontrolü için daha fazla imkan sunar.

E-ARŞİV VE E-FATURA ARASINDAKİ FARKLAR

E-arşiv ve e-fatura sıklıkla karıştırılan iki kavramdır. İkisi de elektronik fatura türleri olsa da bazı önemli farklılıkları vardır:

Alıcı: E-arşiv faturaları, e-fatura mükellefi olmayan her türlü alıcıya kesilebilirken, e-fatura sadece e-fatura mükellefi olan alıcılara kesilir.

İletim: E-arşiv faturaları, alıcıya elektronik ortamda veya kağıt ortamında iletilebilirken, e-fatura sadece elektronik ortamda iletilir.

GİB İletişimi: E-arşiv faturaları, GİB'e iletilmezken, e-fatura GİB sistemine entegredir.

E-ARŞİV SÜRECİ

Fatura Oluşturma: Fatura, ilgili yazılım veya platform üzerinden elektronik ortamda oluşturulur.

İletişim: Oluşturulan fatura, alıcıya elektronik posta veya entegre sistemler aracılığıyla iletilir.

Saklama: Fatura, hem gönderen hem de alan tarafından elektronik ortamda saklanır.

Raporlama: E-arşiv sistemleri, faturaların takibi ve raporlanması için çeşitli raporlar sunar.

E-ARŞİVİN AVANTAJLARI

Verimlilik: İş süreçlerinin hızlanması ve otomasyon sayesinde verimlilik artar.

Maliyet Azaltma: Kağıt, baskı, kargo gibi maliyetlerin azalmasıyla maliyet tasarrufu sağlar.

Hata Oranının Azalması: Elektronik ortamda yapılan işlemler sayesinde hata oranı düşer.

Çevreye Katkı: Kağıt tüketiminin azalmasıyla çevreye duyarlı bir yaklaşım benimsenir.

Uyumluluk: Vergi mevzuatına uygunluk sağlanır.